5 fabels over papier vernietigen

Is papier vernietigen iets voor u?

Twijfelt u? Is het laten vernietigen van vertrouwelijk papier wel iets voor u? Papier vernietigen is toch alleen maar weggelegd voor banken, notariskantoren en overheidsinstellingen?

Nee hoor, vertrouwelijke papiervernietiging is geschikt voor elk bedrijf en ook voor particulieren. Hieronder behandelen we vijf fabels over het vernietigen van vertrouwelijk papier.

1. Alleen grote bedrijven laten papier vernietigen

Elk bedrijf beschikt over vertrouwelijke documenten met bijvoorbeeld persoonsgegevens. Maar bij de een zal het om meer papier gaan dan bij de ander. Natuurlijk is het zo dat een zzp’er minder vertrouwelijk papier heeft dan een multinational. Heeft papiervernietiging dan alleen zin als u veel papier heeft om te shredden?

Nee. Voor papiervernietiging is de kwantiteit helemaal niet belangrijk, het gaat om de kwaliteit.

Eenmanszaken, mkb-bedrijven, grote ondernemingen en multinationals kunnen dus altijd vertrouwelijk papier laten vernietigen door een datavernietigingsbedrijf. Ongeacht de hoeveelheid papier dat u wilt laten shredden.

Bij de meeste datavernietigers kunt u eenmalig papier laten vernietigen. Of u huurt een beveiligde papiercontainer die u op afroep laat legen.

Dus zelfs voor een kleine eenmanszaak met weinig confidentieel papier is het zeker mogelijk om papieren te laten vernietigen door een extern datavernietigingsbedrijf.

2. Een papierversnipperaar is goedkoper dan het inschakelen van een datavernietigingsbedrijf

Wat kost een papierversnipperaar? Gemiddeld bent u tussen de 250 en 1000 euro kwijt voor een zakelijke papiervernietiger. Daarbij komen nog extra kosten, zoals:

Onderhoudskosten
Arbeidsuren
Afvoer papiersnippers
Opvangzakken

Afhankelijk van uw situatie kan het eigenhandig vernietigen van documenten kostbaar zijn. In de meeste gevallen is het daarom goedkoper om papiervernietiging uit te besteden.

Een voordeel van papier laten vernietigen is het wegnemen van veiligheidsrisico’s. Want een papierversnipperaar blijft een machine met scherpe ronddraaiende messen. Een ongeluk ligt dus altijd op de loer. Ondanks dat moderne shredders beschikken over veiligheidsfuncties.

3. Een papierversnipperaar is betrouwbaarder dan een datavernietigingsbedrijf

De betrouwbaarheid van uw papierversnipperaar hangt onder andere af van de vernietigingsklasse.

Vertrouwelijk papier dient minimaal volgens DIN P-3 vernietigd te worden. Als u over een DIN P-1 of DIN P-2 vernietiger beschikt, dan worden uw documenten niet deugdelijk versnipperd. Dat komt omdat deze shredders lange stroken maken van het papier.

De betrouwbaarheid hangt ook af van de gebruikers van de papierversnipperaar. Voor bedrijven zijn dit de werknemers.

Wat doen werknemers als de shredder defect of in gebruik is?
Weten werknemers exact welk papier er vernietigd moet worden?
Zal elke werknemer daadwerkelijk al het vertrouwelijk papier versnipperen?
Maakt elke werknemer gebruik van de papierversnipperaar?

Bij een datavernietigingsbedrijf bent u er zeker van dat al het aangeboden papier vernietigd wordt. Doordat al het papier gemengd wordt met snippers van tal van andere bedrijven is reconstructie van de documenten onmogelijk.

4. Vertrouwelijk papier laten recyclen is net zo veilig als papier laten vernietigen

Er is een groot verschil tussen papierrecycling en papiervernietiging. Bij een recyclingbedrijf wordt vertrouwelijk papier behandeld en verwerkt zoals normaal oud papier en karton, of eigenlijk niet-vertrouwelijk papier.

Hier kleeft een risico aan. Papieren met gevoelige informatie belanden namelijk in een onbeveiligde papiercontainer. Waarna het onbeveiligd wordt getransporteerd en opgeslagen wordt in een standaard papierloods.

Uw waardevolle documenten liggen tussen de oude kranten, folders en karton. Kans op verwaaiing en inzage door derden is aanwezig.

Bij gecertificeerde papiervernietiging is het gehele inzamelproces beveiligd. Dat betekent: beveiligde containers, beveiligd transport, beveiligde opslag en vernietiging binnen 24 uur (op werkdagen) van uw documenten. Het inzamel- en verwerkingstraject van een datavernietigingsbedrijf is dus volledig anders dan dat van een afvalbedrijf. Kiest u voor 100% veiligheid met zo min mogelijk risico’s? Dan kiest u voor een CA+ gecertificeerd datavernietigingsbedrijf bij u in de buurt.

5. Om aan de wet te voldoen moet u zelf uw eigen papier vernietigen

De Wet Bescherming Persoonsgegevens verplicht bedrijven om papieren met persoonsgegevens te vernietigen. Bedrijven mogen deze documenten zelf vernietigen met een papierversnipperaar, mits deze minimaal DIN P-3 of hoger is.

Vanaf vernietigingsklasse DIN P-3 wordt het papier namelijk pas voldoende vernietigd zodat de integriteit uit het product gehaald wordt. Maar als bedrijf mag u ook uw vertrouwelijk oud papier laten vernietigen door een erkende verwerker. U herkent een erkend vernietigingsbedrijf door bijvoorbeeld de CA+ certificering. Dit is een certificeringsregeling voor betrouwbare en professionele archief- en datavernietiging. Een CA+ gecertificeerd vernietigingsbedrijf zal uw vertrouwelijk materiaal volgens strikte richtlijnen inzamelen, transporteren en vernietigen.

Laat uw papier gecertificeerd vernietigen

Wij helpen u graag met de vernietiging van uw vertrouwelijke papieren. Zoals ordners, dossiers en andere vertrouwelijke documentatie. Lees meer over papier vernietigen.

Door Brantjes Data-Vernietiging/ 7 oktober 2016 Shares